INFORMATIEHUISHOUDING
Overwegingen manifest
Tijdens de voorjaarsconferentie 2002 heeft er onder leiding van Ton Horn een 'open space debat' plaatsgevonden. Op basis van drie centrale thema's, ICT en de rol van de professional, de keten en de interne organisatie is de inhoud van het manifest 'informatiehuishouding jeugdzorg' becommentarieerd.
De deskundigen die voor de discussie waren uitgenodigd waren:
- Prof. Geert van de laan, zich gespecialiseerd in de betekenis en inhoud van het vak (aanklikken over meer informatie met de foto van hem)
- Dr. Jan Grijpink, zich gespecialiseerd in keteninformatiebeleid (Idem foto)
- Drs. Steven Luijtjens, zich gespecialiseerd in informatiebeleid initiëren binnen de organisatie (idem)
Eerst zijn de deskundigen door Ton Horn geïnterviewd over hun eerste indruk van het Manifest. Daarna kregen de deelnemers de gelegenheid om in parallelle sessies van 20 minuten met elkaar en met de verschillende deskundigen van gedachten te wisselen.
De discussie werd beëindigd met een collectief interview, waar conclusies, discussiepunten en overwegingen met betrekking tot het debat met elkaar besproken werden.
De overwegingen en adviezen worden uiteindelijk meegenomen in de definitieve tekst van het manifest.
Hieronder volgt een korte samenvatting van de discussie en overwegingen.
1. Samen eigen plannen trekken
Tekst uit het manifest
De jeugdzorg wil optimaal profiteren van de inzet van ICT. Hiervoor is het nodig om snel én gezamenlijk te komen tot concrete plannen. Essentieel daarbij is dat de jeugdzorg zich bewust is van het strategisch belang van informatietechnologie en de daarbij behorende competenties.
Discussie en overwegingen
Bij de inrichting van informatiehuishouding als ondersteuning van vraaggestuurde zorg is het denkbaar dat de cliënt in de toekomst eigenaar wordt van haar eigen dossier.
Vraagsturing is een goed concept als uitgangspunt om de informatiehuishouding verder in te richten. Het doel zou kunnen zijn de cliënt te volgen en de professional vanuit de vraag van de cliënt te begeleiden. De professional wordt dan aangesproken op zijn professionaliteit.
Wat zijn overwegingen om in deze richting te denken? Aangegeven werd dat het van belang is om bij het vraagstuk 'cliënt eigenaar van haar eigen dossier', onderscheid te maken tussen kinderen en volwassenen. Wat wordt bedoeld met 'eigenaar van'? Spreekt men over inzagerecht of eigendomsrecht?
Het advies is om bij dit vraagstuk te analyseren welke informatie de cliënt nodig heeft en welke informatie de professional nodig heeft. Daarna te bekijken op welke wijze het dossier gebruikt wordt voor diverse doelgroepen (cliënt, professional, partnerorganisaties, financier).
Bijvoorbeeld: Bureau Jeugdzorg en de zorginstellingen vormen een keten 'jeugdzorg'. Informatie uit een dossier van een cliënt van Bureau Jeugdzorg moet overgebracht worden naar een zorginstelling. Het gaat dan over inhoudelijke gegevens. De ervaring (van de deskundigen) leert dat er binnen een keten maar zeer beperkte gegevens via ICT overgebracht hoeven te worden. Bovendien is er in de jeugdzorg ook een casemanager op ketenniveau. Deze persoon zorgt voor de continuïteit in zorg, zodat er maar summiere inhoudelijke gegevens uit het dossier met behulp van ICT naar de zorginstellingen hoeven te gaan.
Vanuit de vraaggerichte zorg is het ook denkbaar dat de cliënt in de toekomst de eigen hulp inkoopt. Dit betekent een omslag in het primaire proces en dus een omslag in de aard van het werk van de hulpverlener. De instelling zal dan de hulp moeten organiseren rondom de vraag van de cliënt. Voor het management is het van belang dit te organiseren samen met de hulpverleners (en cliënten).
In de organisatie staat de professional centraal en niet het management. De organisatie draait om het primaire proces, met andere worden de professionals voeren de regie. Het management faciliteert en schept de randvoorwaarden. Het management gaat hiervoor 'op thema' in dialoog met de professional.
Het management zou er niet voor moeten schromen om met motieven en cliëntgegevens uit de organisatie de discussie met de financier te voeren. Er moet waarschijnlijk een gevecht geleverd worden met de overheid (financier), daar er sprake is van een andere manier van werken (dus er ook ander soort gegevens komen) .
Het contact met de financier kan plaatsvinden door middel van een debat, argumenten en discussie. Onderhandelen heeft weinig zin. Het is van belang dit debat voor te zijn; als Associatie Jeugdzorg zelf het initiatief en de verantwoordelijkheid te nemen. Het blijkt dat afrekenen op de output binnen de zorgsector niet lukt. Wel is het mogelijk wat te zeggen over wat er echt in de organisatie gebeurt.
2. Initiatief nemen en doorpakken
Tekst manifest
De jeugdzorg wil zich snel profileren via de ICT.
Niet alleen cliënten maar ook professionals maken steeds meer gebruik van internet, waardoor de toegankelijkheid van (professionele) informatie en kennis sterk toeneemt.
Discussie en overwegingen
De uitgangspunten zoals deze in het manifest genoemd worden impliceren een andere manier van werken, aangepast aan het ICT. Met andere woorden een verandering of soort reorganisatie. Het kan belangrijk zijn het dan ook zo te benoemen en het zo te positioneren. Welke omstandigheden en druk van buiten zorgt ervoor dat de jeugdzorg moet veranderen?
Er worden een aantal redenen genoemd zoals:
- De wet op de jeugdzorg
- ISIS kwaliteitseisen
- Als Associatie Jeugdzorg zelf het initiatief nemen en zorgen dat de jeugdzorg zo georganiseerd wordt dat het aansluit bij de praktijk en het veld.
- Efficiency
Bovenstaande betekent dat in een plan van aanpak aangegeven wordt hoe het beleid in de jeugdzorg er de komende 5 jaar uit gaat zien en welke veranderingen dit impliceert.
Informatiebeleid en registratie van gegevens wordt vaak alleen nog maar gebruikt voor het jaarverslag van de organisatie ter verantwoording van de financier. De interessante gegevens komen niet terug bij de werkers. Dat is al 30 jaar het geval en dat is nog steeds niet veranderd. Nieuwe technologie kan hier wel iets aan toevoegen maar niet iets vervangen.
Gegevens verkregen vanuit het informatiebeleid kunnen wel degelijk iets toevoegen aan de effectiviteit van werken van de professional en de informatie voor de cliënt. Hier zijn veel voorbeelden van (Casusconsult).
3. Standaardisatie van de communicatie
Tekst manifest
De toenemende samenwerking in de zorgketen vraagt om een soepele gegevensuitwisseling. Naast het zakelijke berichtenverkeer is het noodzakelijk dat ook cliëntgegevens uitgewisseld kunnen worden, waarvoor de ontwikkeling van standaarden van communicatie in de jeugdzorg een vereiste is. Bescherming van de privacygevoelige gegevens is hierbij een essentieel aandachtspunt.
Discussie en overwegingen
Als men spreekt over standaardisatie en communicatie is het van belang te weten over welk werkveld en welke ketens het gaat. De volgende vragen kunnen hierbij aan de orde komen:
- Over welke ketens gaat het?
- Wat is de reden om met deze ketens te communiceren, waar zit het gemeenschappelijke belang en probleem? Het zou bijvoorbeeld geen goede reden zijn samen te werken om de efficiency te verbeteren. Wel een goed argument is als het bijvoorbeeld gaat over de soort cliënt (bijvoorbeeld kinderen tot 5 jaar) die je gemeenschappelijk hebt.
- Wie zijn binnen deze ketens je partners?
Als bovenstaande voldoende in kaart is gebracht, is het de kunst om meerdere (onderdelen) van deze ketens met elkaar te verbinden. Er moeten gemeenschappelijke bestanden (eenheid van taal, ontwerp) gevonden worden (privacyrespecterend). Na het ontwerp komt het vraagstuk van de aansturing. Hoe stuur je het aan, uitgaande van het primaire proces.
Het ketenniveau staat hierbinnen los van het organisatieniveau. Eigenlijk gaat het op dat moment helemaal niet meer over informatiebeleid maar wordt het een organisatievraagstuk! Wat beoogt de jeugdzorg? Welke doelen worden er gesteld?
4. Informatie noodzakelijk voor goed management
Tekst manifest
Professionals, managers en de overheid hebben inzicht nodig in de kwaliteit en effectiviteit van het zorgaanbod én de geleverde prestaties. Informatiesystemen moeten gericht worden op het meten van de zorgprestaties, kwaliteit, doelmatigheid en de juiste prijs/ kwaliteit verhouding.
Discussie en overwegingen
In het algemeen kan gezegd worden dat projecten in het kader van informatiebeleid meer beloven dan het uiteindelijke resultaat laat zien. De problematiek wordt vaak onderschat en men komt veel meer problemen tegen bij de uitvoering dan van tevoren was voorzien.
Bij de implementatie verdient het aanbeveling uit te gaan van het oude systeem. Ervaring leert dat het oude systeem niet geheel moet verdwijnen en er met een schone lei gestart moet worden! In het oude systeem zijn vaak veel goede dingen die in de loop der jaren ontwikkeld zijn. Deze moeten behouden worden.
Voor de projectstructuur en de implementatie van informatiehuishouding blijkt uit ervaring:
- Direct starten met korte termijn resultaten, doelen en oplossingen werkt stimulerend;
- werkende wijs (incrementeel) implementeren en de informatiehuishouding verder inrichten en vormgeven is zeer efficiënt. Op deze wijze komt men op ideeën voor verdere implementatie en kunnen de bestaande goede onderdelen verbeterd worden;
- je steeds voor oog moet hebben welk doel nagestreefd wordt; er niet aan informatiehuishouding gewerkt wordt omdat het zo aardig is en het past in deze tijd. Helder moet zijn welk probleem opgelost wordt, bijvoorbeeld minimaal een dag in de week het proces aansturen.
5. ICT competenties vergroten
Tekst manifest
De bevordering van de deskundigheid van medewerkers en een zorgvuldige begeleiding van de organisatorische veranderingsprocessen is een van de cruciale randvoorwaarden voor het welslagen van de vernieuwing.
Discussie en overwegingen
Het manifest is een ambitieus plan. Wil men gevolg geven aan de plannen die hierin verwoord zijn, dan kost dat de directie zeker één dag per week om goed leiding aan het proces te geven. Het advies is om bij de basis te starten, gebruikmakend van bestaande competenties en draagvlak te creëren. Zonder draagvlak heeft het proces geen kans.
Bij het informatiebeleid is het van cruciaal belang dat de gebruikers (professional, cliënt) er profijt van hebben en ervan kunnen leren.
Ton Horn sloot de discussie af met de woorden ' We are confused, but on a higher level.
Voorbeelden
Tijdens de voorjaarsconferentie 2002 zijn er zowel vanuit de jeugdzorg als vanuit de verslavingszorg en het bedrijfsleven voorbeelden van ICT gepresenteerd.
Voorbeelden waarvan de jeugdzorg kan leren, waar parallellen getrokken kunnen worden.
Het ging om de volgende presentaties:
- Casus Consult, kennis delen in de GGZ door de heer Rudy Joenje
- Custom Relation Management, hoe banken contact met klanten houden door de heer Barry Derksen
- ICT, beschikbaarheid en imagoverbetering in de internationale hotellerie door de heer Raoel Zaal
- Cirkeldiagram, zorg op maat en ICT in de jeugdzorg door de heer Jos Groenendijk
- Zelfassesment en wachtlijstaanpak in de verslavingszorgdoor mevrouw Romy Boesveldt
1. Casus Consult
Wat
Voorstel tekst van de folder
2. Custom Relation Management (CRM)
Wat
CRM is een filosofie
Parallellen met de jeugdzorg
- CRM kan gebruikt worden als ondersteuning om kinderen die op de wachtlijst staan te volgen, monitoren en waar nodig te interveniëren.
3. ICT, beschikbaarheid en imagoverbetering in de hotellerie
Wat
Parallellen met de jeugdzorg
Er zijn parallellen te trekken op het gebied van
- de 24- uurs bereikbaarheid
- Laagdrempeligheid, de cliënt kan bijvoorbeeld zelf sturing geven aan het proces, beheert haar eigen file
- Transparantie en feedback
- Anders met communicatie omgaan zoals eerder signaleren, effectieve en efficiënte contacten en evaluatie (enquêteformulieren)
4. Cirkeldiagram
Wat
Doelgericht zoeken in een vraaggerichte jeugdzorg. Het cirkeldiagram als een multifunctioneel hulpmiddel voor cliënten, zorgproducenten, ketenpartners, beleidsmakers en overheden.
In het programma is een zoeksysteem ontwikkeld voor:
- Zorgvarianten (voorbeelden)
- Zorgprofielen en (voorbeelden)
- Zorgdomeinen (voorbeelden)
- Cirkeldiagram (afbeelding met voorbeeld)
5. Zelfassesment en wachtlijstaanpak in de verslavingszorg
Wat
Parallellen met de jeugdzorg
Net als in de verslavingszorg kan ICT die al ontwikkeld is ook gebruikt worden in de jeugdzorg op het gebied van:
- Registratie en rapportage
- Transparante informatie
- Een actieve betrokkenheid van de cliënt (groepsmodules)
Literatuur
De uitkomsten van hulpverlening van MJD Groningen, Verwey-Jonker 2002
Keteninformatisering, met toepassing op de justitiële bedrijfsketen, Jan Grijpink, SDU 1999
Informatisering - het taaie ongerief, Peter Tas en Steven Luitjens
Mensen van groot vermogen, ICT projecten in de zorg, Cok de zwart, 2001
Werken met Keteninformatisering, Jan Grijpink. SDU 1997
Ketenmanagement in de publieke sector, onder redactie van Hein van Duivenbode e.a.
LEMMA
Websites
www.Jeugdzorg.pagina.nl. Een overzicht van alle websites over de jeugdzorg
Publicaties