Home Publicaties Manifest informatie-huishouding
Manifest informatiehuishouding - juni 2002
MANIFEST
INFORMATIEHUISHOUDING JEUGDZORG
 
DE KUNST VAN HET INFORMEREN, 19 juni 2002
 
 
In november 2001 is de Associatie Jeugdzorg een uitvoerig debat gestart met haar leden, directeuren in de jeugdzorg, over de Kunst van het Informeren. Uitgangspunt is dat het veld verantwoordelijk is om richting en inrichting te geven aan de informatiehuishouding van de jeugdzorg. Niet laten leiden door de praktische problemen van het moment, maar het initiatief nemen om te komen tot een lange termijnstrategie informatiehuishouding jeugdzorg. In april 2002 heeft de Associatie Jeugdzorg dit Manifest Informatiehuishouding vastgesteld.

Het Manifest beoogt:

  • Heldere uitspraken waar leden zich aan verbinden.
  • Duidelijke informatie aan de overheden.
  • Een uitdaging voor andere jeugdzorgpartners.
  • De basis voor een meerjaren actieplan.

Intentie verklaring
 
Wat willen we?
1. Samen eigen plannen trekken
De jeugdzorg wil optimaal profiteren van de inzet van ICT. Hiervoor is het nodig om snel én gezamenlijk te komen tot concrete plannen. Essentieel daarbij is dat de jeugdzorg zich bewust is van het strategisch belang van informatietechnologie en de daarbij behorende competenties.
 
2. Initiatief nemen en doorpakken
De jeugdzorg wil zich snel profileren via de ICT.
Niet alleen cliënten maar ook professionals maken steeds meer gebruik van internet, waardoor de toegankelijkheid van (professionele) informatie en kennis sterk toeneemt.
 
3. Standaardisatie van de communicatie
De toenemende samenwerking in de zorgketen vraagt om een soepele gegevensuitwisseling. Naast het zakelijke berichtenverkeer is het noodzakelijk dat ook cliëntgegevens uitgewisseld worden, waarvoor de ontwikkeling van standaarden van communicatie in de jeugdzorg een vereiste is. Bescherming van de privacygevoelige gegevens is hierbij een essentieel aandachtspunt.
 
4. Informatie noodzakelijk voor goed management
Professionals, managers en de overheid hebben inzicht nodig in de kwaliteit en effectiviteit van het zorgaanbod én de geleverde prestaties. Informatiesystemen moeten gericht worden op het meten van de zorgprestaties, kwaliteit, doelmatigheid en de juiste prijs/kwaliteit verhouding.
 
5. ICT-competenties vergroten
De bevordering van de deskundigheid van medewerkers en een zorgvuldige begeleiding van de organisatorische veranderingsprocessen is één van de cruciale randvoorwaarden voor het welslagen van de vernieuwing.
{mospagebreak title=Wat gaan we doen?} 
Wat gaan we doen?
1. Samen eigen plannen trekken
Een toekomstvaste informatietechnologie architectuur ontwikkelen, die schaalbaar, uitbreidbaar en modulair/flexibel is; die verankerd is in het primaire proces en die geschikt is voor communicatie met cliënten, intern/externe partners en de overheid.
 
2. Initiatief nemen en doorpakken
Het opbouwen van een projectstructuur/beheerorgaan, met als doel het op korte termijn realiseren van concrete praktijken en demonstratieprojecten binnen en tussen jeugdzorgvoorzieningen. Deze praktijken vervullen een voortrekkersrol naar andere jeugdzorgorganisaties toe en zijn gericht op inhoudelijke, informatie- en technologische innovatie op ICT-gebied in de jeugdzorg.
 
3. Standaardisatie van de communicatie
De informatietechnologie van de jeugdzorg is binnen drie jaar volledig webbased, waarbij uitgewisseld wordt op basis van standaarden van communicatie (eenheid van taal) en (vertalings)technieken.
 
4. Informatie noodzakelijk voor goed management
De informatiesystemen wordt op instellings-, keten- en branche-niveau geoptimaliseerd. De informatiehuishouding van de jeugdzorg levert op elk gewenst moment (een set van) actuele gegevens over elk gewenst onderwerp. Daarbij moet de informatiehuishouding gegevens kunnen leveren voor cliënten, professionals, het management maar ook andere actoren, zoals de overheid.
 
5. ICT-competenties vergroten
De sector jeugdzorg beschikt over professionals die de ICT geïntegreerd hebben in hun kennis en competenties. Opleidingen, cursussen, maar ook eigen kennis- en kwaliteitskringen maken deel uit van de kennisstrategie op dit terrein.
 
 {mospagebreak title=Uitgangspunten}
Uitgangspunten
1. Samen eigen plannen trekken
Het nemen van de eigen verantwoordelijkheid voor het (in)richten van de informatiehuishouding jeugdzorg is geen doel op zich maar komt voort uit de noodzakelijke omslag die de jeugdzorg maakt naar vraaggestuurde zorg. Het in eigen beheer nemen van de informatiehuishouding is een middel om vraagsturing in de jeugdzorg op operationeel en strategisch niveau te kunnen sturen en implementeren. Overleg met de financier over het inzetten van voldoende middelen maakt ook deel uit van de verantwoordelijkheid.
 
2. Initiatief nemen en doorpakken
De huidige ICT-infrastructuur en opgebouwde eenheid van taal wordt benut om stapsgewijs (incrementeel c.q. werkenderwijs) de ICT van de toekomst te ontwikkelen vanuit een gezamenlijke visie. In plaats van het volledig herzien van de huidige situatie wordt vanuit de praktijk en op basis van korte termijn oplossingen voortgebouwd. Daarvoor is naast een gezamenlijke visie ook ruimte nodig om te ontwikkelen.
 
3. Standaardisatie van de communicatie
Onderdeel van een gezamenlijk plan van aanpak is het maken van een noodzakelijke ketenanalyse. Vanuit deze analyse moet duidelijk worden welke informatieproblemen de jeugdzorg heeft, met wie en met welk doel zij die wil oplossen. Als eerste partners binnen het jeugdzorgstelsel gelden de Bureaus Jeugdzorg en de Zorgaanbieders. Zij zijn dan ook de bouwers van een plan van aanpak.
 
4. Informatie noodzakelijk voor goed management
Het is noodzakelijk dat het management direct verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van een adequate informatiehuishouding evenals de implementatie en de daarbij behorende projectstructuur.
 
5. ICT-competenties vergroten
Uitgangspunt van de ICT ontwikkeling is dat de gebruikers (professionals en cliënten) direct kunnen profiteren van de input en op korte termijn concrete resultaten zien. Het ontwerp van de ICT vindt in dialoog met de professionals en cliënten plaats.
 
 {mospagebreak title=Hoe gaan we het doen?}
Hoe gaan we het doen?
Met elkaar voor elkaar
Doelgerichte uitvoering van het strategisch plan vereist een adequate besturingsorganisatie.
 
Uitgangspunten zijn daarbij

  • Een gezamenlijk traject op weg naar het operationaliseren van standaarden van communicatie (eenheid van taal) en een gemeenschappelijk 'vertalingssysteem'. Op basis daarvan kan beschikt worden over gemeenschappelijke data, die geschikt gemaakt kunnen worden voor communicatie met de overheid en de samenleving, maar ook voor interne benchmarking. Kenmerken van een gemeenschappelijk traject zijn:
    • een breed bestuurlijk kader (platform en brancheorganisatie)
    • ontwikkeling en testen in beperkte kring
    • workshops voor informatie, kennisverhoging en demonstratie
    • kennis- en kwaliteitskringen
  • Maximale vrijheid voor eigen ICT-toepassingen door de instellingen.
Een aantal zaken zal op brancheniveau geregeld, aangestuurd en beheerd moeten worden, middels de inrichting van een beheerorgaan. De afzonderlijke instellingen verbinden zich hieraan door ondertekening van een schriftelijke verklaring en actieve deelname aan het beheerorgaan.
Voorts wordt van hen verwacht dat zij ondersteuning geven aan het gezamenlijk ICT-beleid en ICT hoog op de strategische agenda van de eigen organisatie plaatsen.
 
{mospagebreak title=Wat hebben we nodig?}  
Wat hebben we nodig
Voor de gehele jeugdzorg wordt uitgegaan van de volgende investeringen

  • Jaarlijkse exploitatiekosten:10,6 miljoen euro (4% van het jaarbudget).
  • Eenmalige investering en ontwikkeling: ca. 30 miljoen euro.
  • Jaarlijks onderhoud en beheer landelijk: 2 miljoen euro.

 
Toelichting
 
Huidige situatie
In het veld van de jeugdzorg bestaat geen uniforme registratie en informatievoorziening: zo zijn er verscheidene applicaties voor cliëntenregistratie in omloop, zijn er geen applicaties om gegevens over de bedrijfsvoering op vergelijkbare wijze vast te leggen en verschilt de route die gegevens van instelling naar landelijke applicaties afleggen per (deel)sector. Organisaties besteden verschillende budgetten aan hun informatiehuishouding en een belangrijk gemis is de mogelijkheid tot informatie-uitwisseling. Tenslotte ontbreekt een gemeenschappelijke visie en lange termijn strategie.
 
Oorzaken zijn onder meer:

  • Jeugdzorg is sectoraal ingericht en kent meerdere financiers.
  • Het landelijk verzamelen van cliëntgegevens is hierop afgestemd.
  • Cliëntregistratie is veelal opgezet voor de externe verantwoording en niet voor de interne ondersteuning van het primaire proces, waardoor medewerkers het belang van registreren vaak niet herkennen.
  • Een samenhangend ICT beleid waarop de verschillende bedrijfsprocessen (financiën, personeel, organisatie, facilitair, primaire proces) gebaseerd zijn, ontbreekt vaak.
  • ICT beleid wordt in overwegende mate gezien als een technisch probleem en niet als een managementvraagstuk.
Gemiddeld maken organisaties nu 2% van hun budget per jaar vrij voor investeringen in ICT. ICT-investeringen lopen achter, de infrastructuur is verouderd en ontoereikend.
{mospagebreak title=Doelen}
Doelen (en daarmee eisen aan ICT-systemen)
Met de komst van de nieuwe wet jeugdzorg dreigt stagnatie te ontstaan in de ontwikkeling en aansturing van de informatiehuishouding in de jeugdzorg. Terecht wordt geconstateerd dat de huidige informatiesystemen niet goed functioneren. Vanuit politieke en pragmatische overwegingen dreigt de herinrichting van de informatiehuishouding van de jeugdzorg zich opnieuw te verengen tot een verantwoordingsstructuur, nu vanuit de toegang tot de jeugdzorg. Terwijl de jeugdzorg juist had aangegeven dat de oude informatiesystemen niet werkten omdat zij los van de primaire en andere bedrijfsprocessen binnen de jeugdzorg functioneren.
 
De jeugdzorg stelt zich op het standpunt dat het verzamelen van gegevens de volgende samenhangende doelen moet ondersteunen:

  • Het ondersteunen van het primaire proces voor alle betrokkenen.
  • Het flexibel moeten kunnen leveren van informatie op elk gewenst moment over elk gewenst onderwerp voor zowel interne sturing en beheersing als benchmarking als externe verantwoording.
  • Het bij voortduring leveren van actuele informatie over vraag en aanbod.
     
Het debat binnen de Associatie jeugdzorg voegt hier het 4e en eigenlijk het belangrijkste doel aan toe:

  • Cliënten moeten over hun eigen informatie kunnen beschikken en in dialoog met de professional sturing kunnen geven aan de eigen zorgverlening.
{mospagebreak title=Trends}
Trends
Zowel inhoudelijk als technisch gaan de ontwikkelingen razendsnel. ICT-trends zullen het stelsel van de jeugdzorg de komende jaren sterk gaan beïnvloeden. Deze trends vormen de bouwstenen voor het formuleren van een lange termijnvisie op de gewenste informatiehuishouding van de jeugdzorg.
 
De praktische oplossingen die vanuit de techniek op ICT gebied in toenemende mate beschikbaar komen, leiden tot allerlei innovaties in het zorgaanbod. Internet maakt het voor cliënten bijvoorbeeld mogelijk om het beschikbare aanbod on-line te gaan raadplegen, de prestaties van de verschillende aanbieders onderling te vergelijken, deskundig advies te vragen (én te krijgen), elektronisch afspraken te maken en altijd toegang te hebben tot het eigen elektronische cliëntendossier, waar men ook is.
De cliënt krijgt, mede met behulp van moderne ICT, steeds meer invloed op de inhoud van de zorg en de wijze waarop die aan hem of haar geleverd wordt.
Moderne ICT leidt ook tot een vloeiende uitwisseling van gegevens en kennis binnen en buiten de gehele zorgketen. Daarmee worden de grenzen tussen de afzonderlijke organisaties grotendeels opgeheven.
De jeugdzorg moet zich eveneens voorbereiden op de komst van 'electronic care' zoals teleconsulting, telemonitoring, telediagnose, telebehandeling en telezorgverlening.
 
Implicaties voor de jeugdzorg
Dergelijke trends vragen om een duidelijk antwoord van de jeugdzorg. Een antwoord dat het mogelijk maakt om vanuit een inhoudelijke visie de technologische ontwikkelingen te benutten voor de kwaliteit van de dienstverlening.
Kern van het antwoord is dat de jeugdzorg haar kerntaken inzet om de autonomie van de cliënt te versterken en daarbij de mogelijkheden van ICT maximaal wil benutten.
{mospagebreak title=Voor de client}  
Voor de cliënt
De cliënt als eigenaar van zijn electronische dossier, als centrale leveraar (én beheerder) van informatie.
 
De cliënt is beter geïnformeerd en selecteert het zorgaanbod en uitvoerende instelling op basis van inzicht in de prestaties, de kwaliteit en de kosten van zorg- en dienst-verlening. Het inrichten van de zorgverlening vanuit het perspectief van de cliënt leidt tot veranderingen in de organisatie van de zorg en daarmee ook in de noodzakelijke informatievoorziening. Cliënten gaan internet gebruiken als medium, niet alleen voor het verzamelen van informatie over het zorgaanbod, maar ook voor het aangaan van transacties met de zorgaanbieders.
 
Voor de professional
Vraaggericht werken en de toenemende informatisering van de zorg stellen andere eisen aan de professional.
 
Door de mogelijkheden van ICT (over de grenzen van de organisatie) en de inzet op het versterken van de autonomie van de cliënt zal de rol van de professional wijzigen. Naast de inhoudelijke deskundigheid zal meer gevraagd worden om het faciliteren van samenwerking en het ondersteunen van het leggen van verbindingen. Daarnaast wordt de jeugdzorg steeds kennisintensiever, waardoor de behoefte aan moderne beslissings- en kennisondersteunende systemen (kennismanagement) groter wordt.
 
Voor de organisatie
De samenleving (cliënten, overheden en financiers) eist transparantie van zorgprocessen en aantoonbare kwaliteit en effectiviteit van het zorgaanbod. Interne en externe informatiesystemen zullen daarom gericht moeten worden op het meten en vastleggen van prestaties, zoals cliënttevredenheid, snelheid van hulp- en dienstverlening, kwaliteit, doelmatigheid en een juiste verhouding tussen prijs en kwaliteit.
 
ICT wordt door zorgaanbieders in toenemende mate ingezet bij zowel de begeleiding, behandeling en wonen van opgenomen cliënten als bij het faciliteren van cliënten in de thuissituatie en gedurende voor- en natrajecten.
Uitgangspunt is dat internet voor zorgaanbieders in de toekomst een steeds belangrijker medium wordt om zich te profileren op de markt voor begeleiding, behandeling en wonen voor jeugdigen en hun ouders/verzorgers.
De concentratietendens in de jeugdzorg leidt tot aanzienlijke veranderingen in de interne administratieve organisatie en daarmee ook in de onderliggende informatiehuishouding. De grotere eenheden die ontstaan, stellen hogere eisen aan de informatiehuishouding en aan de onderlinge afstemming tussen de verschillende informatiesystemen.
 
Voor de keten
Samenwerking binnen de zorgketen is alleen mogelijk als gegevens probleemloos uitgewisseld kunnen worden. Eenheid van taal (dat houdt in gemeenschappelijke afspraken over de inhoud en notatiewijze van begrippen) zal ervoor zorgen dat instellingen zinvol met elkaar kunnen communiceren.
 
Essentieel in de communicatie is dat niet 'lineair' gewerkt wordt maar 'circulair': uitgaande van een doelovereenstemming binnen één concrete keten rond een concrete cliënt én uitgaande van één cliëntdossier waarvan de cliënt eigenaar is en waarbinnen de betrokken ketenpartners werken en communiceren met de cliënt. Een dossier met 'afdelingen' voor de verschillende partners, open voor de cliënt, mogelijk gesloten voor elkaar én een interactieve ruimte, waarin ketenpartners (bijv. onderwijs, jeugdzorg, kinderopvang) met elkaar en met de cliënt communiceren.
Deze schets van een communicatie- en informatiesysteem tussen organisaties in de keten maakt duidelijk dat één gemeenschappelijke infrastructuur noodzakelijk is, zoals een beveiligd zorgnet om gegevens uit te kunnen wisselen, de unieke identificatie van cliënten en hulpverleners, een zorgpas die landelijk te gebruiken is, een uitwisselbaar electronisch cliëntendossier en de gegarandeerde bescherming van persoonsgegevens.
 
De kosten
De vernieuwing van de informatiehuishouding, nodig om cliënt- en zorgketengericht te kunnen werken, zal forse investeringen vereisen. Naast modernisering van de informatiesystemen en de benodigde ICT-infrastructuur zal ook voldoende geïnvesteerd moeten worden in de continue bevordering van de deskundigheid van de medewerkers die handig met de ondersteunende ICT moeten kunnen omgaan. Regelgeving en financieringssystemen moeten hierop aangepast worden.
 
{mospagebreak title=Colofon}  
 
Colofon
19 juni 2002
'De Kunst van het Informeren' is een manifest, uitgegeven in eigen beheer, voor de leden van de Associatie Jeugdzorg
Oplage: 250
Advies, organisatie en begeleiding: Gerdi Meyknecht
Opmaak: MP grafische vormgeving, Driehuis
Print: Multi Print, Haarlem